用户投稿文／《104职场力》小编
请问在一群特助秘书群中，哪些特质能够成为董事长最信赖的人？我目前是即将出社会的大四生，想深入了解董事长特助或是秘书这个职位，我想像能当上董事长特助的人应该都是能力很好的人，请问成为幕僚的人应该要具备哪些特质或能力？这些能力该如何培养？
不知道你是不是也对“特助、秘书、幕僚”这类隐身幕后但似乎是老闆左右手、甚至能影响决策的神秘工作感到好奇？而且他们的工作範围感觉包山包海，是不是老闆交代的任何事都得使命必达？一起来了解这些工作的真实样貌！
台虹科技董事长特助Ashley 以十多年幕僚职过来人经验，认为“刚毕业要一蹴而就，直接在上市公司当特助是不可能的，除非背后有强大的人脉。”
“想当特助就必须熟悉你所待的产业，若没有幕僚经验你只能从小秘书做起。站在巨人肩膀上看事情固然是个很好的跳板，但是站在风口浪尖上，层峰和股东的较劲，高阶主管们的政治立场。你的人际关係能力要非常圆融，应对进退听起来很像废话，但实际上做人比做事更重要。
对你的直属上司表现忠诚度更是你在这个战场中，为你寻求坚固靠山的唯一方法。”
捷尔国际简睿志总经理 也建议一开始在无经验的情况下，最好从比较初阶的去着手，随时间累积经验，再慢慢抓可以发挥的时机点。他认为“特助与秘书”是职场上爬出泥沼战的最佳晋阶途径，以下他将深入探讨这二种职务的特色：
1. 无论抬头为何，都是处理老闆交办事项特助一般分成：决策型、执行型秘书通常分成：效率型、业务型、应酬型特助偏向以营运管理、决策分析等为主。甚至未来有新事业单位準备成立，老闆会评估把特助放在该单位测试，给予一些资源，让特助去操作执行，进一步评估是否可继续发展。而秘书就好像多以事务为主，像是行程安排、会议纪录等。
但也没有特别一定，像之前我的公司，也有把秘书安排去负责一个新单位。完全还是看老闆的喜好，关键是在自身的能力，是否可以足够扛起老闆给予的机会与责任。
至于秘书跟特助在名称上有什么差异？其实没有，单纯看老闆喜欢怎么称呼，给你什么抬头，名片就会印什么。但无论称呼为何，总归一句，你的工作就是帮老闆处理交办事项！
2. 特助的“特别”，就是“工作『特别』没範围”职称看起来光鲜亮丽，但其实这样的职务充满挑战与机动性，讲更直接，就我认识知道包括自己，担任过老闆特助秘书的，都几乎是责任制。想安稳上下班的，这职务其实不太符合你。
3. 你的格局，决定你能不能听懂老闆特助秘书这个职务，担任的等级越高，负责的事务越困难，甚至担任到幕僚长，那你就会是一个既年轻又有这个年纪绝没有的某一种“程度”者。
这程度，让老闆觉得，你可以听懂老闆，甚至指引老闆、老闆的公司、老闆的事业。换句话说，老闆正在寻找的“那个人”，是一个听得懂他的人。
这程度，叫做“格局”。
4. 通才中的专才，随时接老闆的球特助秘书，等级通常以能力以及功能大概分成最基础第一线，像是有的仅能处理文书资料，接听电话，会议纪录等琐碎事务，或处理上一级特助秘书交办的作业。
举我为例，某任老闆养了一个幕僚团，都是特助秘书，但是负责的工作不一样。像我担任幕僚长，负责管理这一群特助秘书，里面有司机，负责公关发言的，负责老闆行（没错，单纯管行程）等分类。我主要负责整个公司营运作业，帮老闆追各单位的状况，然后随时抽查或到该单位去做改善调整，然后接老闆的球，例如公司要推ISO，担任ISO代表去推动验证，或是新事业的投资评估......。
那什么是通才中的专才呢？先讲通才的部份。通常愈高等的特助秘书，愈能跟在老闆身边做事，老闆问什么，老闆不知道什么，转头几乎问的第一个人就是担任特助的你。所以很多事你必须知道，要去了解，掌握市场趋势，要懂财务量化、管理带人等非常多技能，需要花很多时间去培养学习。
以我来说，通才方面是靠自己大量吸收资讯知识并内化，何时会用到不知道，但有时候老闆转头一问，或是会议上突然有一个问题，你自然会从脑中挖到该相关资讯，当场就可以活用。
而专才部份，就是在某一个领域特别的了解。例如我在营运管理改善、组织制度建立、人资範畴较专精，所以当老闆要面试高阶主管时，HR第一关处理后，二次面试都须过我这关，最后老闆面试时，我会在旁提点。
5. 懂得尺度拿捏，三近三远担任过几位老闆的特助，多年的经验告诉我，就是三近三远：
近思想，远圈子近目标，远身边近能力，远是非6. 有能力是标配，你还得“像你老闆”当特助的四大条件：忠诚度高、身段柔软、高效益、通才
当特助的四大态度：守口如瓶、情绪管理、察言观色、保持弹性
最重要的是，除以上基本能力条件之外，你跟老闆合不合这是最重要的，有时候不是你不好，你很优秀，只是老闆看你怎么看都觉得不合胃口，因为你站出去要代表他，你站他旁边或身后，你要像他，如果不像，那再优秀，他也不会挑你。
因为回到最前面，老闆要找一位最懂他，听得懂他的话的人！
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